Vermijd de klassieke valkuilen bij een digitale transformatie van je bedrijf

Is jouw organisatie klaar voor een digitale transformatie?

Ok, dat is een strikvraag! Als jouw bedrijf nog niet doorhad waarom het zijn productie-, supply chain-, operationele, accounting-, sales-, marketing- en customer service-proces moet digitaliseren, dan is dit besef door de recente wereldwijde gezondheidscrisis waarschijnlijk in een stroomversnelling geraakt. Door de pandemie beseffen we opnieuw dat we flexibel moeten zijn, regelmatig prioriteiten moeten bijstellen, een product- of dienstenaanbod overhoop gooien en voorrang geven aan kwaliteit en klantendienst in moeilijke tijden. Beschikken over de juiste digitale systemen is een voorbode om met behulp van al die opportuniteiten het hoofd boven water te houden, misschien zelfs om concurrenten definitief uit te schakelen. Zijn je processen en je werking nog niet volledig getransformeerd, dan is dit het beste moment ooit om hieraan te beginnen.

De ingrediënten van een geslaagde digitale transformatie van je bedrijf

Ook als je in bepaalde takken al bent overgegaan tot gedigitaliseerde processen, kan het absoluut geen kwaad om de volledige werking van je onderneming opnieuw van nul te evalueren, en te doen alsof je helemaal opnieuw start. Waarom? Omdat kleine, minder belangrijke processen vaak over het hoofd worden gezien bij de implementering van grootschaliger systemen en oplossingen. Wanneer bedrijfsbrede processen echter worden losgekoppeld, dan bestaat het risico dat er hiaten ontstaan in de oplevering, wat leidt tot inefficiënties, fouten en gemiste kansen. Vandaar het belang om het geheel van alle functies, processen en taken te bekijken als één groot ecosysteem dat een vlotte en foutloze werking vereist wil je de resultaten van een digitalisering ten volle benutten.

Je organisatie klaarmaken voor een succesvolle transformatie

De manier waarop je de digitale transformatie in je organisatie al dan niet volledig aanpakt, hangt af van de structuur van je organisatie, van de partner waarmee je je transformatie-avontuur aanpakt (IT-afdeling, externe consultants of een software-partner) en van de aspecten van je organisatie die betrokken zijn. Een bepaald bedrijfsproces, een businessmodel, mensen of zelfs een volledige bedrijfscultuur kunnen het voorwerp uitmaken van een digitale transformatie.

Voor een succesvolle digitale transformatie moet een organisatie eerst en vooral een betrouwbare digitale strategie ontwikkelen en een antwoord bieden op de belangrijkste vraag: “Waarom moeten we digitaliseren?”, ongeacht welke departementen het voorwerp zijn van de digitalisering. Samenwerken met een partner of softwarebedrijf met ervaring in digitale transformaties, zoals Pegus Digital, kan een wereld van verschil maken voor het verloop van dit proces voor je organisatie.

Daarnaast moet je als organisatie een aantal zaken in vraag durven stellen: je hiërarchische structuur en flexibiliteit, de management buy-in, de expertise en de bereidheid, het opleidingsniveau en de wil tot verandering. En als laatste, maar zeker niet minder belangrijk: weten wat het totale beschikbare budget is, niet alleen het budget voor het initiële project, maar ook voor de uitrol ná de implementering, voor de toepassing en voor de ondersteuning.

De verschillende stappen van een moderne digitale transformatie

Een digitale transformatie van een bedrijf bestaat uit verschillende digitalisatie-initiatieven, die met grote zorg moeten worden uitgevoerd. Standaard gebeurt dit in volgende volgorde:

1. Transformatie van bedrijfsprocessen: Verlopen essentiële bedrijfsprocessen nog steeds volgens ouderwetse ‘papieren’ technieken of volgens basis-software die gewoon deze papieren technieken overneemt? Transformatie van processen vereist nieuwe beheermethodes, hetgeen verder gaat dan enkel het digitaliseren van oude methodes.
2. Transformatie van bedrijfsoperaties: Zelfs de implementatie van de beste technologie kan niet als vervanging dienen voor de logica van geoptimaliseerde en gedigitaliseerde bedrijfsoperaties. Daarom moet je transformatietraject beginnen bij het onderzoeken van je werkingslogica: hoe worden de zaken vandaag uitgevoerd en hoe kunnen ze ten goede veranderd worden?
3. Transformatie van de relatie met je klanten: Veel bedrijven hechten amper aandacht aan dit nochtans belangrijke onderdeel van de digitale transformatie. Zelfs na digitalisering van alle processen en operaties moet je zeer nauwkeurig kijken naar de (vele) mogelijke verbeteringen en optimalisaties van de manier waarop je als onderneming in contact staat met je klanten.

 

De klassieke valkuilen van een digitale transformatie en hoe ze te vermijden

Er bestaan heel wat mogelijke valkuilen waar de meeste ondernemingen tijdens hun digitale transformaties op stoten:

1. Bottom-up te werk gaan: het transformatieproces moet helemaal bovenaan beginnen, wat betekent dat de hoogste managementniveaus er klaar voor moeten zijn, er zin in moeten hebben en het proces van begin tot einde moeten begrijpen en ondersteunen. Zo niet riskeer je dat het volledige proces stilvalt door een gebrek aan steun op de lagere niveaus.
2. Tegenstand aanvaarden: een transformatie die betrekking heeft op de volledige onderneming, heeft gevolgen voor elke werknemer, elk team, elke afdeling en mag nooit gezien worden als een verandering in de zin van ‘één functie/team/proces/operatie/taak’; management en HR moeten ervoor zorgen dat dit gedurende het volledige proces gewaarborgd blijft.
3. Beginnen bij de grootste projecten: vaak zijn er kleine processen die eerst moeten worden aangepakt, en die zo het pad effenen voor de grotere en vaak complexere processen die een stevige basis vergen.
4. Alles tegelijk willen doen: proberen om alle functie, operaties en departementen tegelijk aan te pakken is niet alleen onmogelijk, het zorgt er sowieso ook voor dat je het proces bemoeilijkt, verwarring zaait bij je mensen of hun volledig ontmoedigt om jouw doel na te streven.

 

Met een zorgvuldige planning, samenwerking met een ervaren partner, dankzij een realistische inschatting van de mate waarin een onderneming er klaar voor is om in alle gelederen te transformeren, slaag je erin de meeste van deze valkuilen te omzeilen.

Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.

Copywriter inadanova.com